Savoir comment faire la caisse dans un restaurant sans erreur est essentiel pour éviter les pertes d’argent et faire de cette tâche un processus rapide et simple. Vous éviterez ainsi de devoir rester plus longtemps chaque soir dans votre établissement ou de payer des heures supplémentaires aux personnes chargées de cette tâche.
Comment faire la caisse dans un restaurant : les points clés
Faire une clôture de caisse sans erreur est essentiel pour la rentabilité de votre établissement, tout comme proposer une offre attractive aux clients et créer une ambiance agréable qui leur donne envie de revenir. Nous vous proposons quelques conseils pour faciliter cette tâche au quotidien. Pour le reste, vous pouvez consulter notre site pour acheter du mobilier professionnel sur mobilierhotellerie.com.
Utilisez la technologie pour faciliter la clôture de caisse
C’est une option à envisager, car elle facilite le contrôle des transactions et simplifie les tâches. Il existe des logiciels et du matériel informatique qui peuvent vous intéresser. Certains établissements peuvent opter pour des logiciels de gestion ou de comptabilité intégrés au TPV. Ils peuvent également utiliser des systèmes d’encaissement automatiques.
Dans tous les cas, si cet investissement ne vous semble pas rentable, vous pouvez utiliser des outils technologiques comme des tableurs gratuits sur ordinateur ou smartphone. Ils vous permettent d’effectuer les calculs et de conserver une trace des différentes étapes, contrairement à une simple calculatrice. Celle-ci ne permet pas de vérifier facilement les opérations effectuées ni d’identifier l’origine d’une erreur.
Les compteurs de billets et de pièces sont également pratiques si les paiements en espèces sont fréquents dans votre établissement. Dans de nombreux bars et cafés, il s’agit d’un mode de paiement courant pour les clients réguliers. Ces appareils permettent de gagner beaucoup de temps, avec l’avantage supplémentaire d’une grande précision lors du comptage quotidien.
Confiez la caisse aux mêmes personnes
Il est souvent impossible, pour des raisons d’horaires et d’organisation, de confier cette tâche à une seule personne. Il est toutefois préférable de ne pas la confier à n’importe qui : l’idéal est de désigner quelques personnes responsables. Avec un nombre limité de personnes chargées de la caisse, il est plus facile d’en garantir la traçabilité.
Fixez un montant de départ pour la journée
De cette manière, faire la caisse à la fin de chaque journée sera plus simple. Vous pourrez également noter les mouvements dans le livre comptable. Vous garderez ainsi un meilleur contrôle sur l’argent et réduirez les risques d’erreurs ou de pertes.
Lorsque vous comptez les recettes de la journée, mettez de côté le fonds de caisse présent au début de la journée. Vous devrez le conserver pour le début de la journée suivante. Les calculs seront ainsi plus faciles à effectuer.
Prévoyez les paiements à effectuer
Vous ne pouvez pas prévoir avec exactitude combien d’argent vous devrez rendre aux clients. En revanche, vous pouvez anticiper les paiements aux fournisseurs qui devront sortir de la caisse. Vous réduirez ainsi le risque de manquer d’espèces au cours de la journée.
Enregistrez chaque entrée et sortie d’argent
Pour bien faire la caisse, toutes les transactions avec les clients doivent être enregistrées. Les pourboires, les paiements aux fournisseurs et toute autre sortie d’argent doivent également être comptabilisés. Soyez rigoureux dans l’application de cette procédure : il sera ainsi plus facile de vérifier que la caisse du restaurant est équilibrée à la fin de chaque journée. Demander un justificatif pour chaque opération est un bon moyen de garder le contrôle.
N’oubliez pas de prendre en compte les paiements et encaissements en espèces, mais aussi ceux effectués par carte ou via des moyens de paiement numériques.
Séparez les différents modes de paiement
Comptabilisez séparément les espèces, les encaissements et les paiements par carte, ainsi que les mouvements effectués par virement ou prélèvement. Il est ainsi plus facile d’éviter les erreurs lors de la clôture de caisse du restaurant.
Faites un comptage de caisse quotidien
Faire la caisse chaque jour permet de vérifier plus facilement les comptes et de repérer rapidement les éventuelles erreurs. Vous éviterez ainsi d’oublier des paiements ou des encaissements et de laisser s’accumuler des problèmes difficiles à identifier par la suite. Dans un établissement de restauration avec plusieurs services, il est recommandé d’effectuer un comptage à chaque service afin de réduire le risque d’erreurs.
Vérifiez les comptes et les éventuels écarts
Si cela se produit régulièrement, essayez d’en identifier l’origine. Cela arrive-t-il toujours le même jour de la semaine ou lorsque les mêmes employés sont de service ? Est-ce lié au paiement d’un fournisseur, au prélèvement d’une facture ou à un autre événement récurrent que vous n’avez pas pris en compte dans vos calculs ?
Questions fréquentes sur la clôture de caisse
Comment faire la caisse correctement ?
Pour fermer correctement la caisse, vous devez enregistrer toutes les entrées et sorties d’argent, séparer les différents modes de paiement, compter les espèces disponibles et les comparer aux opérations enregistrées au cours de la journée. Il est également conseillé de vérifier que tous les mouvements disposent du justificatif correspondant.
Quelle est la différence entre la clôture et le comptage de caisse ?
Le comptage de caisse consiste à compter et à vérifier l’argent ainsi que les mouvements enregistrés à un moment donné. La clôture de caisse est un processus plus complet, généralement réalisé à la fin de la journée. Elle comprend le comptage de caisse, la vérification des encaissements et des paiements ainsi que le contrôle des éventuels écarts.
Que faire si la caisse ne correspond pas aux comptes ?
Si la caisse ne correspond pas aux comptes, vérifiez les tickets, les factures, les remboursements, les paiements aux fournisseurs ainsi que les opérations effectuées par carte ou par des moyens de paiement numériques. Il est également recommandé de noter tout manque ou excédent et de vérifier si l’écart se répète lors de certains services, certains jours ou pour certaines opérations.
À quelle fréquence faut-il faire un comptage de caisse ?
Il est recommandé d’effectuer au moins un comptage de caisse à la fin de chaque journée. Dans les établissements de restauration avec plusieurs services ou un volume important d’opérations, il peut être utile d’effectuer un comptage à la fin de chaque service afin de détecter plus rapidement d’éventuelles erreurs.